O processo de gestão de escritório de advocacia é muito complexo e, infelizmente, um pouco misterioso para muitos advogados. Afinal, as aulas de gestão e empreendedorismo nas faculdades de Direito não são o suficiente para preparar os profissionais para as realidades do mercado.
Quer saber como facilitar a gestão de escritório de advocacia e trazer melhores resultados? Então, siga a leitura do artigo até o fim.
1. Use a tecnologia para facilitar o trabalho de gestão
Uma das melhores práticas para melhorar a gestão de escritório de advocacia é começar a usar a tecnologia a fim de facilitar o trabalho e obter os melhores resultados possíveis.
Ainda hoje, existem muitos escritórios que são avessos ao uso de tecnologia. No entanto, ela é essencial para o avanço da produtividade e da capacidade de profissionais em todos os segmentos do mercado – não só no Direito.
Por isso, é importante escolher um bom software jurídico que possa ajudar o escritório a fazer a gestão dos seus compromissos, processos e clientes.
Veja, por exemplo, o software jurídico do SAJ ADV. Ele tem algumas funções perfeitas para quem quer gerir um escritório de advocacia de maneira mais otimizada. Não é à toa, portanto, que ele ajuda a economizar 20 horas de trabalho por mês de cada colaborador.
Uma das funções do programa é a captura automática de novidades em um processo judicial com base no número de OAB do advogado. O sistema usa um algoritmo que vasculha automaticamente o sistema do Judiciário e, assim que sai uma novidade em algum processo, envia essa notificação para o software.
Imagine um escritório com 10 advogados, cada um lidando com uma média de 20 processos simultaneamente. São, ao todo, 200 processos. A chance é de haver cerca de 20 ou mais notificações por dia. O tempo perdido para checar todas elas pode ser gigantesco.
Outro recurso incrível do software é a computação em nuvem, que permite armazenar documentos em um servidor criptografado (que é muito mais seguro e inacessível para invasores) e editá-los também, ou seja: é possível checar informações e editar documentos como petições, no carro, no metrô ou em uma reunião com um cliente tanto pelo computador quanto pelo celular.
2. Mantenha um firme controle financeiro no escritório
Uma das principais razões que causam a falência de escritórios de advocacia é o mau controle financeiro do estabelecimento, especialmente focado em dois aspectos: os gastos e os recebimentos.
Em questão a gastos, é normal que o escritório ofereça cobrir os custos que os advogados têm na prospecção de clientes, como em encontros para jantar e gastos com combustível. No entanto, é importante controlar esses custos para que eles não fiquem grandes demais.
Uma maneira fácil de fazer isso é estabelecer determinadas cotas ou limites para os gastos que o escritório cobre na prospecção de clientes ou na ação profissional do advogado, como ir ao tribunal para fazer a defesa de teses ou comparecer a uma audiência.
Já em relação às receitas, o escritório precisa ter um faturamento constante para garantir a entrada de recursos. Parte disso, claro, vem do atendimento aos clientes. No entanto, é importante ter um sistema de gestão de clientes com uma régua de cobrança para garantir que todos paguem no prazo correto.
Além disso, vale a pena o escritório estudar a possibilidade de levantar mais recursos com estratégias alternativas, como parcerias com outros escritórios ou emitir pareceres, fazer consultas, revisar contratos e participar de assembleias de empresas.
3. Invista na capacitação pessoal para uma melhor gestão de escritório de advocacia
A gestão de escritório de advocacia consiste, em poucas palavras, em estabelecer bons métodos para aproveitar ao máximo os recursos humanos do estabelecimento. Afinal, um escritório do tipo não produz um produto como uma bolsa ou um carro. Seu “produto” é de ordem intelectual, abstrata. Precisa, portanto, de explorar ao máximo a capacidade dos profissionais contratados.
Por causa disso, para melhorar a gestão do escritório de advocacia, é necessário investir em capacitação profissional e pessoal para os advogados do escritório.
Dentre os cursos de capacitação, é importante investir em especializações no Direito, especialmente em áreas novas, com pouca concorrência, como o Biodireito ou Blockchain. Dessa forma, o escritório conta sempre com um posicionamento estratégico vantajoso em relação aos competidores.
Além da capacitação profissional, é importante também investir em cursos e formações que ajudam os profissionais a trabalharem de forma mais ágil, entenderem o funcionamento de programas jurídicos e adotarem métodos melhores de trabalho.
4. Busque por oportunidades e estratégias de sucesso
Uma boa ação de gestão de escritório de advocacia consiste em buscar oportunidades para criar estratégias de sucesso que ajudarão a financiar melhor as operações do escritório.
Por exemplo, imagine um escritório de advocacia trabalhista, localizado em uma cidade onde houve uma demissão em massa de uma grande empresa, de forma irregular. Os profissionais do escritório estarão em condições de ajudar os empregados que foram injustiçados e lançar um processo coletivo contra a empresa.
Esse caso é uma ótima oportunidade de aumentar os lucros da companhia, o que ajudaria a financiar outras ações de gestão, como o treinamento e capacitação dos advogados, por exemplo.
Para identificar as oportunidades de ações estratégicas, o escritório precisa coletar dados e analisá-los para perceber padrões e obter insights que ajudam a encontrar os melhores momentos para agir e lucrar. Isso é feito pelo uso de softwares jurídicos específicos que ajudam a lidar com dados no ambiente de trabalho.
5. Faça a digitalização dos documentos para geri-los melhor
O objetivo básico de uma boa gestão é diminuir os custos e aumentar a produtividade para conquistar resultados melhores. Uma maneira de fazer isso é pela digitalização de documentos dos clientes e dos processos geridos pelo escritório.
A digitalização permite que os documentos ocupem muito menos espaço do que ocupariam na versão física, além de torná-los acessíveis de qualquer lugar com o uso da computação em nuvem. Na prática, o escritório paga menos com o armazenamento de documentos e ganha produtividade ao acessá-los de qualquer lugar.
Como pode ver, estas 5 práticas de gestão de escritório de advocacia ajudam a otimizar o processo de comandar um estabelecimento do tipo e aproximam a empresa para a obtenção dos melhores resultados possíveis.
O que achou das dicas? Conte pra gente em um comentário abaixo!